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Comment créer un modèle de signature ?

Les modèles de signatures mail sur VKARD vous permettent de standardiser et de centraliser les signatures email de votre entreprise.


L'avantage principal de la signature mail VKARD est que cette dernière est reliée à votre profil VKARD. Ainsi, depuis votre signature mail, le destinataire pourra enregistrer votre contact très facilement !


Dans cet article, nous vous expliquons pas à pas comment créer, personnaliser et appliquer un modèle de signature mail.



À quoi servent les modèles de signatures ?


Un modèle de signature est une structure commune qui peut être appliquée :

  • à tous les collaborateurs,
  • à une équipe spécifique,
  • ou à un service particulier (Commercial, Support, RH, etc.).


Chaque utilisateur conserve ses informations personnelles (nom, poste, téléphone…), mais l’apparence et les éléments affichés sont harmonisés.


🧑‍💻 Étape 1 : Créer un modèle de signature


Accéder aux modèles de signatures


  1. Connectez-vous à votre Dashboard VKARD
  2. Dans le menu latéral, cliquez sur Signatures Mail
  3. Sélectionnez la section Modèles


Vous arrivez sur la liste des modèles existants.

Pour en créer un nouveau, cliquez sur Nouveau modèle.



Créer un nouveau modèle


Lors de la création, donnez un nom explicite à votre modèle (ex. : Signature Commerciale, Signature Support, Signature Direction)


Ce nom vous aidera à identifier facilement le modèle lors de l’affectation.


Une fois créé, cliquez sur le modèle pour accéder à ses paramètres.



Personnaliser l’apparence de la signature


La section Personnalisation vous permet d’adapter le design de la signature à votre charte graphique.


Vous pouvez définir :

  • la couleur primaire
  • la couleur secondaire
  • la police d’écriture
  • la taille globale de la signature
  • l'affichage ou non de la photo de profil
  • l'affichage ou non du logo de l'entreprise (attention, ce dernier doit être uploadé sur la société dans l'encart "Logo")


Ces réglages s’appliquent automatiquement à tous les utilisateurs utilisant ce modèle. Il suffit ensuite à chaque utilisateur d'installer la signature (cf Étape 4)



Informations affichées dans la signature


Vous pouvez également choisir précisément quelles informations apparaissent dans la signature :


  • Intitulé de poste
  • Département ou service
  • Numéro de téléphone
  • Adresse email
  • Adresse postale
  • Site web


Chaque élément peut être activé ou désactivé en un clic.



Lien vers la VKARD


Vous avez la possibilité d’ajouter un lien vers la carte digitale VKARD du collaborateur.


  • Activez l’option Afficher le lien vers le profil
  • Personnalisez le texte du lien

(ex. : “Consulter ma VKARD”)


Ce lien permet à vos destinataires d’accéder facilement aux informations de contact complètes.



Gérer les réseaux sociaux affichés


Vous pouvez sélectionner les réseaux sociaux visibles dans la signature :


  • Choisissez les réseaux à afficher (LinkedIn, Instagram, Facebook, etc.)
  • Définissez s’ils proviennent du profil utilisateur ,de la société ou des deux !
  • Réorganise l’ordre d’affichage par glisser-déposer
  • Supprimez un réseau à tout moment


Seuls les réseaux effectivement renseignés dans le profil ou la société seront affichés.



Prévisualiser la signature


Un aperçu en temps réel est disponible sur le côté de l’écran.


Vous pouvez également utiliser l’option “Voir en tant que” pour visualiser la signature telle qu’elle apparaîtra pour différents profils utilisateurs.


Cela vous permet de valider le rendu final avant déploiement.



Affecter le modèle aux utilisateurs


Une fois la signature configurée, rendez-vous dans l’onglet Affectation.


Vous pouvez appliquer le modèle :

  • à tous les utilisateurs,
  • à une entreprise particulière
  • à une équipe spécifique,
  • ou à un service donné.


Cliquez ensuite sur Enregistrer pour valider l’affectation.



Enregistrer vos modifications


Pensez à cliquer sur Enregistrer après chaque modification afin que vos changements soient bien pris en compte.


Bonnes pratiques


  • Si vous souhaitez un seul modèle, peu import l'équipe ou la société, laissez l'affection sur "tout le monde".
  • Utilisez les Campagnes pour ajouter des bannières en dessous de votre modèle de signature (événement, promotion, annonce importante)


🖼️ Étape 2 : Créer une campagne (bannière de signature)


Une fois le modèle de signature créé, rendez-vous dans les campagnes pour y ajouter une bannière !


Découvrez la gestion des campagnes de signatures en cliquant ici


🧑‍💻 Étape 3 : inviter les collaborateurs


Il est indispensable d'inviter chaque collaborateur à rejoindre le Dashboard VKARD en tant que "détenteur" de son profil.


Cela lui permettra de voir son profil sur le Dashboard, de récupérer des prospects et enfin et de pouvoir installer sa signature de mail !


Pour découvrir ce qu'est la notion de "détenteur", cliquez-ici


Pour découvrir comment lier chaque collaborateur à son profil rapidement, cliquez-ici



📧 Étape 4 : transmettre le tutoriel sur l'installation de la signature aux collaborateurs


Une fois les collaborateurs invités, transmettez leur le tutoriel sur l'installation de la signature, disponible en cliquant ici


Mis à jour le : 08/01/2026